Kariyer Planlama Süreci

Soru: Günümüzde bir şirketteki tüm çalışanlar için kariyer planlaması yapmak, gerçekçi bir uygulama mıdır? Her şeyin hızla değiştiği bir ortamda, çalışanlarla ilgili kariyer planlarını sabitlemek nasıl mümkün olabilir? Bugünün koşullarına uygun kariyer planlama sistemi nedir ve en sağlıklı sonuçları almak için ne şekilde yürütülmesi gerekir? Bu süreçte, çalışana, yöneticisine ve insan kaynakları departmanına düşen sorumluluklar nelerdir?

Cevap: Sorunuzda çok yaygın bir yanlış varsayımı işaret ettiğiniz için öncelikle buna açıklık getirerek başlamak istiyorum. Kariyer planlamanın ana amacı, şirketin yönetiminde gelecekte yer alabilecek kadronun, içten terfi sistemiyle geliştirilmesi ve gelecekteki sorumluluklara hazırlanmasıdır. Bir başka deyişle, kariyer planlamanın ana amacı, organizasyondaki kilit pozisyonların gelecekteki olası değişimler (o pozisyondaki kişinin işten ayrılması, emekli olması, işten çıkarılması, kalıcı sağlık sorunu yaşaması vb.) düşünülerek yedeklenmesidir. Organizasyondaki “yıldız” kadronun fark edildiğini onlara ifade etmek, özel ilgi göstermek ve ilave gelişim yatırımı yapmak yoluyla şirkette kalmaya motive etmek, kariyer planlama sisteminin ikincil amacı olsa da ana amacın organizasyonun kilit pozisyonları için yedekleme yapmak olduğunu gözden kaçırmamak gerekir.

Kariyer Planlama, bu nedenle tüm çalışanlar için yapılmaz. Kariyer planlaması kilit pozisyonların yedeklenmesinde, yüksek potansiyel taşıyan çalışanlar (yıldızlar) için yapılır. Bu süreç yıllık yapılan performans değerlendirme görüşmesinde, astla üstün, çalışanın hedeflere ulaşma başarısını ve kişisel yetkinliklerini yüz yüze görüştüğü toplantı sonrasında astın kariyer beklentilerini, üstün de çalışanın gelişimi ile ilgili görüşlerini belirterek, ortaklaşa doldurdukları form aracılığıyla başlar. Doldurulan bu formlar, insan kaynakları departmanına gönderilir ve orada ilgili veri tabanına işlenir.

Bir organizasyondaki kariyer planlama sürecinin en önemli öğesi, kariyer komitesi tarafından performans değerlendirme görüşmelerinin tamamlanmasının ardından yapılan yıl sonu toplantısıdır. Bu toplantıda hem terfi kararları verilir hem de kariyer planlama sistemine dahil edilerek kişisel gelişim planı hazırlanacak, yüksek potansiyele sahip çalışanlar belirlenir. Kariyer komitesi, genel müdürün de doğal üyesi olduğu ve tüm üst düzey yöneticilerin yer aldığı bir komitedir. Olağandışı durumlar haricinde, yılda bir kez toplanır ve organizasyondaki kilit pozisyonları ve bu pozisyonlara yedek olarak değerlendirilebilecek yüksek potansiyele sahip kişileri belirler. Toplantının sonucunda “hipo” listesi adı verilen  (İngilizce “High Potentials” – Yüksek Potansiyeller) bir liste oluşturulmuş olması beklenmektedir. Bu listenin oluşumunda dikkate alınan birden fazla faktör söz konusudur:

Çalışanın yıllık hedeflerine ulaşmasıyla ilgili başarı durumu, çalışanın yetkinliklerinin değerlendirme sonuçları, çalışanın kişisel kariyer beklentileri, üstünün çalışanın kariyeriyle ilgili görüş ve önerileri vb.

Bazı şirketler, çalışanın öğrenim durumu, yaşı, iş disiplini gibi konuları da “hipo”ların belirlenmesinde kriter olarak seçebilmektedir. Burada asıl olan, tüm kariyer komitesi üyelerinin, önerilen çalışanların tanıdıkları kadarıyla “hipo” olmasına engel teşkil edecek bir duruma sahip olmadıkları konusunda görüş birliğine varmalarıdır.

Kariyer komitesi tarafından, organizasyondaki kilit pozisyonları yedekleyecek “HIPO”lar (High Potentials – Kilit pozisyonlarda gelecekte görev alabilecek Yüksek Potansiyele sahip çalışanlar) belirlendikten sonra, insan kaynakları yönetimi, bu çalışanlarla ilgili olarak ilk amirlerinden görüş ister ve “HIPO” olmaları konusunda, herhangi bir çekincelerinin bulunmadığını teyit eder. İlk amir, geçerli bir nedenle kendine bağlı bir çalışanın “HIPO” olması konusunda olumsuz görüş bildirirse, durum kariyer komitesine aktarılır ve aday yeni bilgiler ışığında değerlendirilir. Gelen itiraz ve arkasındaki açıklama tatmin edici düzeyde ise çalışan “HIPO” listesinden çıkarılır, ancak komite fikrini değiştirmezse, çalışan listede kalır. (Bu durum nadiren yaşanmaktadır, ilk amirin itirazını ortaya koyduğu durumların bir çoğunda komite nedenleri geçerli bulmaktadır).

Bundan sonraki aşama, hipo, ilk amiri ve insan kaynakları yöneticisinin bir araya gelerek, hipo için “IDP” (Individual Deelopment Plan – Kişisel Gelişim Planı) hazırladığı toplantı aşamasıdır. Çalışan, o yılın hipo listesine girdiğini, ilk kez o toplantıda ve insan kaynakları yöneticisinden öğrenir. Daha önceki yıllarda, hipo listesinde bulunmamışsa yani ilk kez o yıl hipo seçilmişse, kendisine kısaca kariyer planlama sürecinin nasıl işlediği anlatılır.

Daha önce de listede bulunmuş ve hipo olmaya devam eden çalışanlara bu açıklamaların yapılması gerekmemektedir. Bir önceki yıl hipo listesinde olan, ancak o yıl için komite kararıyla listeden çıkarılan çalışana da benzer bir toplantı yapılarak listeden düşme nedeni ve tekrar listeye girmek için, hangi yönlerini geliştirmesinin beklendiği iletilmelidir. Birçok kariyer planlama sürecinde bu aşama ihmal edildiği için, listeden düşenlere ilgi kesildiği ve yalnızca listede bulunanlara odaklanıldığı için hipo sıfatını kaybetmiş çalışanlarda, işten ayrılmaya kadar varan ciddi motivasyon kaybı sorunları yaşanmaktadır. Listeye yeni giren hipoya kariyer planlama sistemi ve süreci anlatılırken, dikkat edilmesi gereken birkaç kritik nokta vardır:

Hipolar, kariyer komitesinin görüş birliğiyle seçilmiştir,

Hipo olmaları konusunda, ilk amirlerinin de onayı alınmıştır.

Üst yönetim, hipo listesine giren kişiye hiç bir taahhütte bulunmamaktadır. (Bu çok önemlidir ve görüşme boyunca defalarca tekrarlanmasında fayda vardır.)

Hipo listesinde bulunmak demek, ileride organizasyonda oluşabilecek kadro açıklarında ve terfi imkanlarında, kendisinin de değerlendirmeye alınacağı, ancak doğal olarak rekabet edeceği başka hipo adaylarının da bulunduğu demektir.

Hipo listesinde bulunmak demek, kendisinin üst yönetim tarafından, gelişmek adına güçlü bir potansiyelinin bulunduğunun fark edilmesi anlamını taşımaktadır.

Hipo listesine seçilmiş olması demek, üst yönetimin çalışanın gelişimi için, ilave destek ve yönlendirmede bulunmaya hazır olduğu yönündeki niyetini göstermektedir.

Kariyer komitesinin organizasyondaki “hipo”ları belirlemesi ve insan kaynakları yöneticisi ile ilk amirinin “hipo”ya bunu tebliğ etmesini takiben, hipo (gelecekte şirketin kilit pozisyonlarından yer almak için yüksek potansiyele sahip çalışan) için bir IDP (Individual Development Plan Kişisel Gelişim Planı) hazırlanır.

Bu plan, hipo ilk amiri ve insan kaynakları yöneticisinin katıldığı bir toplantı vasıtasıyla gerçekleştirilir. Her üç katılımcının da önünde, çalışana uygulanmış olan en son performans değerlendirme görüşmesinin sonuçları ve ortaklaşa dolduracakları boş bir IDP formu bulunmalıdır.

Çalışanın Kişisel Gelişim Planı (IDP), dört kategoride ele alınır ve gözden geçirilir.

1. Yetkinlikler : Performans değerlendirme görüşmesinde, çalışanın hangi seviyede olduğuyla ilgili olarak üzerinde uzlaşmaya varılmış olan yetkinlikler arasından, gelişime gereksinim duyulan bir yada en fazla iki yetkinlik seçilerek, bu alanlarda bir gelişim planı hazırlanır.

2. Teknik bilgiler/ mesleki beceriler: Bu kategoride çalışanın işinin teknik ya da mesleki alanlarıyla ilgili bilgi ve becerilerde geliştirmeye gereksinim duyduğu noktalar, karşılıklı tartışma ve uzlaşma yoluyla belirlenerek bir gelişim planı hazırlanır.

3. Yabancı dil bilgi ve becerisi: Çalışanın yabancı dil konusunda herhangi bir gelişime gereksinim duyup duymadığı belirlenerek uygun gelişim planlaması hazırlanır.

4. Bilgisayar kullanım bilgi ve becerisi: Çalışanın kullandığı bilgisayar programlarıyla ilgili, bilgi ve beceri gelişimine gereksinim duyup duymadığı belirlenerek ilgili gelişim planlaması not edilir.

IDP hazırlanırken dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:

Gelişimi planlanan alanlarla ilgili olarak, çalışanın ihtiyaç konusunda yöneticisiyle uzlaşmış ve bunları geliştirmek konusunda istekli olması gereklidir.

IDP’nin tipik uygulama süresinin 12 ay olduğu düşünülürse, çalışanın tabağına gelişimi adına hazmedebileceğinden çok şey konulmaması gerekir.

Geliştirme yöntemleri çeşitlendirilmelidir. Sınıf eğitimi, iş üstünde eğitim, kitap okuma, farklı bir departmanda görev yapma, bir proje ekibinin parçası olma, internette araştırma yapma, vb.

IDP hazırlanırken, geliştirilecek olan alanlar, kullanılacak yöntemler, süre, sorumlu kişiler, başarının hangi aralıklarla ve nasıl ölçüleceği ile kriterler de netleştirilmelidir.

Hipo, IDP’sinde yer alan gelişim aktivitelerine mesai saatleri dışında da zaman ayırmaya hazır ve istekli olmalıdır.

Görüşme, prensip olarak hipo ve amiri arasında geçer. İnsan kaynakları yöneticisi, görüşmede daha ziyade katalizör rolünü yürütür. Görüşmenin sonunda hipo, amiri ve insan kaynakları yöneticisi doldurulan formu ayrı ayrı imzalayarak uygulamaya koyarlar.

Bu yazıya henüz yorum yapılmadı...

Yaziya Yorum Ekle